¡Me gasté $4,768.00 pesos, la empresa debe devolvérmelos!. No lo creo si no traes tus comprobantes… y menos si no viene en el formato que te pido.
La anterior es una clásica pugna entre la parte operativa de una empresa y el cuerpo administrativo de la misma. En tanto la gente de ventas, marketing, atención al cliente, servicio, consultoría y todo aquél que viaja, se traslada y tiene contacto con el cliente, gasta dinero para abrir o mantener mercados, los encargados de administrar y controlar los recursos de la empresa, quieren cuidarlo para mantener el orden en las finanzas de la organización.
En principio la cosa está muy bien. Las premisas están dadas y son positivas. Unos gastan para vender-atender (tener más ingresos), y otros cuidan para administrar el negocio (salvaguardar esos ingresos). La riqueza está asegurada.
Pero la cosa se complica cuando los controles de los administrativos sobrepasan los trámites necesarios (por la falta de confianza en el otro), y cuando el desorden de los operativos (o de los dueños) raya en el descuido o ‘valemadrismo’ (muy común entre nosotros los mexicanos).
Así que tengo 3 tesis:
1. El control de gasto debe ir más allá del sólo hecho de pedir comprobantes.
2. El sistema de orden y control debe facilitarse para los operativos.
3. Los operativos deben ver en el proceso de comprobación de gastos una actividad que no les quite tiempo.
Lo anterior se logra con:
1. Dedicar a una persona que reciba todos los comprobantes en sobre cerrado o que reciba en un solo correo todas las facturas.
2. Liberar al operativo de la parte administrativa facilitándole esa tarea.
3. Dar un listado a los operativos de los gastos (cosas que pueden comprar o pagar) y de los montos permitidos. Lo básico: hospedaje, transporte y comida.
4. Proporcionar al operativo una pequeña cantidad libre de comprobación (entre $100.00 y $600.00 pesos).
5. Establecer fechas de entrega y de posibles reembolsos de dinero (cuando él gaste).
6. La tarea de comprobar gastos debe reducirse a: facturar; reportar en media cuartilla los resultados monetarios obtenidos; informar acerca de los negocios y tratos hechos (la rentabilidad del asunto).
Si una visita, evento, viaje, cita o congreso costaron 10 pesos, y los resultados obtenidos representan 200 pesos, comprobar se vuelve una actividad colateral, no sustantiva (aun así debe hacerse). Pero si los gastos suman 10 pesos, y los ingresos también son de 10 pesos, entonces algo está pasando y debe corregirse.
Comprobar gastos sí es un trámite necesario, éste le da a la empresa un sistema de reglas para el cuidado de uno de los recursos más importantes: el dinero. Además de que con este proceso, en gran parte, damos cumplimiento a la parte fiscal del negocio. Y es tan necesario e importante que cómo dueños de negocio, o cómo directores de equipos de trabajo, deberíamos ayudar al personal administrativo para que facilite los procesos de comprobación.
Si una tarea es necesaria y no podemos dejar de hacerla, entonces debemos hacerla amigable y mejorarla continuamente para que se haga sin problema o escollo alguno.
Por último quiero comentarte una anécdota real: recuerdo a una ex colaboradora de CENADDE S.C., nuestra administradora (y quien hoy está conforme con un asiento burócrata en la CONADE); bueno, ella exageraba tanto en solicitar las comprobaciones de gasto en nuestra empresa, que pedía hasta un pegamento especial para adherir los documentos, papel reciclado, iba al aeropuerto por los comprobantes, despertaba en la madrugada a las ponentes para recordarles que no olvidaran facturar y trato de despedir a 4 de mis 9 excelentes consultoras porque no le contestaban el teléfono ¡toda una exageración de su parte, sin duda! Hoy está fuera de la empresa y nos ocupamos más en ingresar dinero al negocio, que a comprobar gastos (aunque no lo dejamos de hacer).
Te deseo un extraordinario martes. Nos vemos dentro de una semana primero DIOS, y por favor, no dejes de tomar acciones que te hagan trascender!!!
