Las grandes y mejores organizaciones, las de clase mundial, cuentan con procedimientos y métodos que guían el trabajo de la gente. Y ello les hace permanecer a lo largo del tiempo.
Sin embargo, son pocas las que se toman tiempo para desplegar sus procedimientos y escribirlos en manuales administrativos. Y quienes lo hacen, convierten sus manuales en el contenedor de su propio conocimiento, su inteligencia y su método organizado mediante el cual establecen su forma de hacer las cosas.
Un procedimiento es la secuencia de actividades y pasos operativos para encaminar a la empresa al logro, ordenado y medible, de su cometido.
Y para entender mejor la importancia de los procedimientos, te muestro la siguiente escala:
a) Una actividad resulta de una serie de pasos concretos.
b) Un procedimiento es el conjunto y secuencia de actividades.
c) Un proceso se compone de varios procedimientos ordenados.
d) Y una empresa u organización, es un conjunto de procesos estratégicos que entregan un producto concreto al cliente (o usuario).
Es decir, vista como procesos y no como estructuras, una empresa requiere de procedimientos para ordenar sus operaciones, controlar sus acciones y medir el impacto que tienen tanto en la satisfacción del cliente, como en la obtención de ganancias.
Con un procedimiento desplegado podemos definir qué hacer, quién lo hará, cuándo lo hará, cómo hacerlo, con qué hacerlo, para qué hacerlo y qué resultará al hacerlo (resultado).
Si tenemos procedimientos desarrollados en nuestra organización podremos tener los siguientes beneficios (entre otros):
1. Una empresa que sabe lo qué hace y cómo lo hace.
2. Nuestro conocimiento vertido en documentos útiles que podemos consultar (know how).
3. Tareas específicas asignadas a los responsables de hacerlas (ahorro de tiempo).
4. Mejora continua a partir del control y medición de actividades.
5. Procesos de aprendizaje e inducción, rápidos y efectivos, al nuevo personal.
6. Empresa, operativamente independiente, de los cambios y vaivenes directivos.
7. Una empresa autónoma del líder (mejora la delegación de tareas).
8. Vemos cómo fluye la información, la actividad y las decisiones.
9. Sabemos para qué trabajamos y qué lograremos.
Sí deseas que tu organización sea una donde los equipos aprenden porque se conoce la finalidad de las tareas y actividades, donde se invierten de manera correcta el tiempo y los esfuerzos, así como donde se mejora continuamente lo que se hace, te invito a emplear tiempo en desarrollar Manuales Operativos donde se formulen, desplieguen y presenten los procedimientos y métodos de trabajo.
Ahorrarás tiempo, mejorarás la operación y tendrás espacios donde podrás dedicarte a lo tuyo: hacer crecer el negocio y controlar la estrategia global del mismo.
Te deseo un extraordinario martes. Nos vemos dentro de una semana primero DIOS, y por favor, no dejes de tomar acciones que te hagan trascender!!!
ACCIONES de la semana: Haremos una venta especial de libros ‘Conceptos Básicos de Empresa’ y los podrás adquirir en $120.00 este sábado 19 de julio en Calz. al Desierto de los Leones No. 28, Col. Tetelpan, Del. Álvaro Obregón (casi frente a la Iglesia), entre las 11:00 y las 16:00 hs. ¡Te esperamos! Hasta entonces.