- Carlos Alberto Flores García.

LA ADMINISTRACIÓN. El arte de hacer a través de otros y por uno mismo, siendo eficientes.

Estudié administración (así a secas) en la UNAM, hace ya unos 20 años. He dirigido equipos de trabajo y áreas enteras dentro de organizaciones públicas; me he comprometido a gestionar causas; he emprendido proyectos y he tenido 5 sociedades (mercantiles y civiles); hoy me pagan por ayudar a administrar, soy también consultor de empresas privadas y de gobierno; me gusta incidir en mi comunidad y tener el liderazgo. No me equivoqué al haber elegido la carrera de administración (aunque también me gusta diseñar, hacerla de arquitecto, la botánica, la biología, polemizar en la política y hasta la física y la medicina).

Pero no es mi intención detenerme en mis facultades y gustos personales sino en la importancia que tiene la administración para la vida cotidiana de las personas y de las organizaciones. Todo sería mejor sí lo administráramos, sí bien lo administráramos (esto lo digo porque tengo colegas y asistentes que más que administrar, frenan y burocratizan por su afán de seguir las reglas que impone la administración).

Me he dado cuenta que la administración, más allá del mote o título, sirve para hacer funcionar de una manera correcta y efectiva a toda la empresa, institución, entidad, organismo, equipos y personas. Así es, los mueve y los lleva a entender y lograr los objetivos y misión establecidas, así como a quitar o sortear escollos que lo pudieran impedir. La mayor valía que aportamos al mundo es hacer lo que otros no quieren, no pueden o no saben cómo hacerlo; es ayudar a lograr lo que otros sólo imaginaron. Y es pues, también, hacer para nuestros propios objetivos. Hacer.

Esto no es un tratado, es sólo un compendio mínimo para qué quienes lo requieran profundicen en su estudio, y para quienes ignoren del tema, lo conozcan; y está escrito desde la perspectiva aplicada de quien lo escribe, no desde la erudición docente o académica que a muchos sí gusta.

Las partes que describiré las he separado únicamente para fines explicativos, pero en la realidad cotidiana del mundo corporativo y organizacional se aplican y presentan unas sobre otras, todas al mismo tiempo, o bien, algunas antes o después y viceversa.

Orden

La administración básicamente se requiere, debe su existencia o es útil porque en algún período de la organización, en alguna de sus áreas, afuera de sus límites, con las personas que la conforman, en los documentos que tiene (o le hacen falta) o con los recursos que maneja existe un caos, de mayor o menor envergadura, pero lo hay. La administración pone orden y deja que las cosas fluyan bajo su supervisión y establecimiento de políticas, parámetros, indicadores o planes.

Dirección

Encamina al objetivo imprimiendo movimiento a las partes que conforman la organización, haciéndoles sentir motivación y encauzando, orientando, enseñando y asegurándose de que todo está trazado para lograr el fin establecido previamente. La función de dirección la ejecuta una o varias personas que marcan el tempo, el ritmo y sienten el pulso de todo el conjunto. Alguien manda, indica, instruye, delega y traza el camino, y debe ser una persona sapiente que conozca donde regañar, donde animar, cuando despedir o felicitar, no por simple intuición (que cuenta) sino por mediciones objetivas y por su pericia (expertise). De preferencia se requiere de un Líder formador de líderes que garanticen no sólo la buena conducción de la nave, sino su permanencia a lo largo del tiempo.

Planificación

Anticiparse, prever y programar es una gran inversión de tiempo y talento, que sólo muestra su valía, cuando por dejar de hacerlo, ocurren los estragos de los imprevistos y la desorganización. Planificar nos permitirá medir los avances obtenidos (sí acaso los hay) para seguir por ese camino, o bien, detectar los fallas para aplicar la mejora necesaria. Un trabajo de suma relevancia es establecer los objetivos por alcanzar, las metas e indicadores por cumplir, así como la estrategia necesaria por ejecutar para lograrlos.

Ejecución

Hacer. Todo éxito, logro o resultado se obtiene únicamente realizando lo que se visualizó, pensó y planificó. La administración, no hay que equivocarnos, no sólo es hacer a través de otras personas, también es hacer por uno mismo, no todo el tiempo, no en toda área, no supliendo a cada momento, pero sí hacer lo que toca y algo más. Sentarse en un escritorio y desde allí sólo dirigir y delegar no es la máxima expresión de un administrador. El ejemplo arrastra y eso se logra demostrando ejecuciones; claro, no te metas en lo que no sabes hacer porque lograrás justamente lo contrario de lo que buscas evocar en tus colaboradores.

Resolución de problemas

La administración sirve para resolver problemas y solucionar conflictos. Es por lo que se gana más dinero. Con la administración se aprende la aplicación de técnicas estadísticas, indicadores de desempeño y tener feeling para captar la realidad para con ello detectar y resolver la problemática que todos los días, todo el tiempo, en todo espacio tendrá una organización.

Representación

Administrar también es salir a mostrar el rostro de la empresa para la cual se labora, es hacer una vida pública apoyando causas y estar inscrito en los gremios locales, nacionales e internacionales; es participar en la vida pública de la comunidad a la que se pertenece. Con ello se llevan beneficios mutuos desde la empresa a la sociedad y de la sociedad hacia la empresa.

Evaluación

Una de las grandes lecciones que deja la administración es que todo lo que se piensa, dirige y hace tiene que ser susceptible de someterse a un control, revisión, verificación y evaluación para conocer la efectividad de su puesta en marcha y de la magnitud del resultado obtenido. ¿Se maximizaron los recursos invertidos? ¿Se maximizaron respetando la sustentabilidad? ¿Se fue eficiente o se fue eficaz? ¿Se mejoró el tejido y/o la comunidad? ¿Con respecto a otros períodos o competidor, fuimos efectivos? Con la evaluación podemos dar respuesta a estas y otras interesantes preguntas. La administración fuerza para no ser condescendientes e impulsar la calidad, la diligencia y la productividad.

Mejora continúa

Con la evaluación realizada, la administración aprovecha esas mediciones para aplicar acciones correctivas, preventivas y con ello lograr la mejora continúa de las personas, los equipos y las organizaciones. Se mejora para perpetuar el éxito y allanar el fracaso, para asegurar la permanencia en el mercado, dentro de la sociedad y en la economía, para seguir aportando satisfactores reales a una comunidad ávida de soluciones.

Emprendimiento

Esta es una de las facetas de mayor boga en los últimos tiempos. Si bien es cierto que la administración ha demostrado su amplia utilidad en las grandes instituciones, corporativos y proyectos, también debería empezar a mostrarlo para con las nuevas, pequeñas y micro organizaciones. En efecto, sí un emprendimiento sigue siéndolo después de años, entonces no se ha administrado para su crecimiento y desarrollo, únicamente se ha jugado a ser empresario, sin concretarlo. Y no sólo se emprenden nuevos negocios, también el emprender debería ser una cualidad en toda organización: arrancar, iniciar, comenzar con ímpetu las aventuras, impulsar las acciones y fomentar la creación de riqueza (económica y social).

Esto es la administración y los servicios que nos presta. Aplícala en tus proyectos, negocios y actividades y notarás una severa diferencia: administrando controlas y haces que el éxito dependa de tus decisiones y acciones; no administrar significa dejar a la deriva las decenas, cientos o miles de funciones para que caigan al hoyo del caos y luego del fracaso. La administración es soporte de actividades principales, sin la cual, esas actividades serán menos efectivas o peor aún, no serán.

Nos vemos la próxima, ¡por favor, sigue trascendiendo!

Contacto:

Twitter: @DonEmpresa    

Mail: carlos.flores@empresarialtde.com.mx

Whatsapp: 55 4600 0438.

Escrito en: Desierto de los Leones, CDMX, México.

Octubre 1, 2019.

* Es dueño e inversionista del Centro Empresarial TDE-Talentum (CETT), escuela de negocios y formación directiva, así como despacho de consultoría organizacional; es Formador líder de emprendedores en DPN-TDE; también es Consejero Director del Taller de Desarrollo Empresarial (TDE); es Consultor Senior en Chemonics Inc., Tetra Tech DPK Inc. y Management Systems International Ltd.; es catedrático de la Facultad de Contaduría y Administración UNAM, y es consultor de negocios y emprendimientos de la Facultad de Artes y Diseño UNAM, Innova UNAM y Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán UNAM; además es autor de los libros: Conceptos Básicos de Empresa®; Tríada Fundamental de Negocio, Modelo de los 3 vectores® y; Plan de Negocio, La Guía®. Su palabra y estilo favoritos: TRASCENDER!!!

Si te gusta, compártelo... ¡gracias!